Introducción al BI (Business Intelligence) para Administradores de Fincas e Inmobiliarias

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¿Business Intelligence? Suena complicado

Pues no lo es, de hecho, es un elemento que estoy seguro que estáis usando en mayor o menor medida. La idea del artículo de hoy es profundizar en este elemento y comprender cómo las nuevas tecnologías nos permitirán hacer de forma más eficaz el análisis de datos de nuestra empresa.

Todos tenemos algún cuadro de resultados de la empresa sobre el que tomamos decisiones, ¿pero es suficiente? ¿Tenemos en cuenta todos los datos que pueden influir en nuestras decisiones? ¿Somos capaces de agrupar esta información para analizarla conjuntamente?

Vamos a responder a estas preguntas mediante la comprensión de lo que es el Business Intelligence y cómo implementarlo en nuestra empresa.

Primero vamos a intentar entender que significa BI.

Se considera el Business Intelligence la transformación de datos en información entendible y analizable, es decir, en conocimiento. El análisis de los datos para la toma de decisiones mediante una serie de aplicaciones específicamente pensadas para ello.

El BI nos permitirá tener una visión de conjunto de la situación de nuestra empresa, con lo que nos facilitará tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

¿Aún no está claro? Seguro que os suena la frase «la información es poder», pues bien, ahora no basta con tener datos e información, sino que es imprescindible saber comprenderla, y con la gran cantidad y variedad de información que tenemos es cuando es necesaria una herramienta especializada en BI.

En próximos artículos profundizaremos en las herramientas y claves del BI, ahora vamos a enfocar dicho sistema a nuestra área de negocio concreta.

4 elementos a tener en cuenta antes de entrar en el mundo del Business Intelligence.

  • Generar información de nuestro negocio. Obviamente para analizar datos, estos tienen que existir.
    • Administrador de fincas:
      • Económica por supuesto, cobros, pagos, morosidad, facturación, presupuestos, partidas…
      • Incidencias: Tipos, tiempos, costes, proveedores…
      • Altas, bajas de clientes, de fincas, de comunidades, razones de las mismas, ocupación de las fincas, tipos de contratos…
    • Inmobiliaria:
      • Entrada de Leads, origen de los mismos, razón de su interés.
      • Retorno de Leads / Portal, conversión de los mismos en clientes potenciales, conversión en visitas, conversión en ventas.
      • Número de ventas/alquileres, importe de la venta/alquiler.
      • Numero de productos, tipos de producto.
      • Información por producto, por comercial, por delegación, por tipología de comercialización…
    • Web, RSS, Marketing
      • Análisis de resultados de las campañas de marketing
      • Feedback de los eventos a los que se participa/colabora.
      • Retorno de inversión publicitaria, SEM.
  • Disponer de la información generada en un medio accesible, bien organizado y agrupada.
    • De poco sirve tener la información en carpetas en el servidor como he visto muchas veces, no es posible analizarla.
    • Asimismo, si tenemos la información distribuida en varias aplicaciones y soluciones (Carpetas, Excel, Dropbox…) tampoco es posible un análisis de la misma en conjunto.
    • La buena organización y estructura de la información es vital para poder analizar correctamente los datos y poder sacar conclusiones.
    • Y lo más importante: Tener una buena solución informática que se adapte a nuestro negocio, un CRM que permita recopilar y almacenar de forma simple, segura y organizada toda la información…
  • Disponer de histórico.
    • Si queremos algo más que la fotografía de la situación actual necesitaremos disponer del histórico para poder analizar la evolución de la situación y tener comparativas con años anteriores.
    • El disponer del histórico nos permitirá incluso llevar a prever situaciones o llegar a la solución antes.
  • Definir cómo vamos a analizar nuestros datos
    • KPI’s (“Key Performance Indicators”) son métricas (medibles y cuantificables) que determinaran numéricamente una variable (por ejemplo: ingresos, gastos, número de visitas…) directamente relacionada con los objetivos marcados dentro de nuestra estrategia de empresa.
    • Alertas (sobre elementos destacados que queremos controlar a tiempo real) A diferencia de los KPI’s esta alerta está pensada para notificarnos cuando pasa algo no deseado. Veamos algunos ejemplos
      • Superación de un % de morosidad establecido.
      • Incidencias no resueltas o atendidas en X tiempo.
      • Contratos en Vigor que no generan recibo por alguna razón.
      • Y así las que cada empresa puede definir sus propias alertas.
    • Definir un Cuadro de Datos para cada perfil que vaya a trabajar con BI. Personalizaremos los datos a mostrar, los diferentes gráficos y las conclusiones que queremos obtener dependiendo de cada perfil.
      • CEO
      • Responsable de Comunidades
      • Responsable de Vertical
      • Responsable de Comercial
      • Servicios internos
      • ¿Quién va a analizar la información? Cada responsable analiza los datos desde puntos de vista diferentes, por eso es muy importante analizar qué información y de qué modo se va a analizar.

Espero que con este artículo hayamos empezado a entender que es el BI, y que te animes a ir preparando tu negocio para aplicarlo, en próximos artículos entraremos en más profundidad en el tema y hablaremos de las herramientas para ponerlo en marcha.

Os dejo una pantalla de ejemplo de TAAF Analytics para que veamos a lo que nos referimos y vayamos calentando motores para próximos artículos.

TAAF ANALYTICS Pantalla
Ejemplo pantalla TAAF Analytics

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