Flujo de trabajo para la aprobación de facturas de proveedores

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Se define un flujo de trabajo como la concatenación de tareas orientadas a completar un proceso de negocio. En la administración de fincas uno de los flujos de trabajo más común es la autorización de pago en facturas de proveedores de las Comunidades de Propietarios.

El flujo de trabajo debe maximizar la eficiencia del procedimiento y la reducción de costes asociados al proceso, y facilitar el trabajo a los distintos usuarios que intervienen en el mismo.

Un buen OCR es fundamental

Para una correcta operativa es fundamental que el reconocimiento del documento (para ello es necesario contar con utilidades de OCR para el reconocimiento de caracteres) derive en su integración dentro de la plataforma que disponga la empresa, quedando indexadas al registro generado, para que el usuario pueda visualizar la imagen de la factura en cualquier momento.

Si hacemos un análisis previo de todas las facturas podemos hacer dos grandes agrupaciones: Por un lado, todas aquellas facturas correspondientes a los gastos ordinarios de la comunidad de propietarios (electricidad escalera, fuerza ascensor, limpieza escalera, seguros, etc.) y, por otro lado, todas aquellas facturas extraordinarias (obras, reparaciones, etc.).

Creando el flujo de trabajo

Las primeras deben autorizarse de forma automática sin intervención de los usuarios siempre que se cumplan una serie de condiciones o requisitos, tales como el importe, proveedor, ya que son periódicas y repetitivas. Solo debería intervenir el usuario en el momento en el que la factura sobrepase unos determinados parámetros, por ejemplo, un importe elevado comparado con la media anual, o un cambio de proveedor en el servicio, o la recepción de facturas fuera de periodicidad establecida.

En las segundas, en función de los protocolos de cada empresa, será conformada/autorizada por el propio Administrador o remitida al Presidente de la Comunidad para su validación. Este proceso debe estar automatizado para que en el envío se adjuntes el/los documento/s que deseamos que revise y que incorpore el link de acceso a la web del administrador para que los autorice mediante esta plataforma. Una vez autorizada el flujo debe continuar hasta que esta factura entre en el procedimiento del pago de la empresa.

El uso de un flujo de trabajo permite a trazabilidad del recorrido de la factura y el estado en el que se encuentra en cada momento.

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