Gestión Documental y Medio Ambiente

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Mejorar el medio ambiente gracias a la gestion documental

En estos días estamos leyendo en la prensa y viendo noticias procedentes de la Cumbre del Clima en las Naciones Unidas en Nueva York sobre medio ambiente.

¿Cómo podemos colaborar los administradores de fincas con la mejora del medio ambiente? Mi respuesta es consiguiendo oficinas sin papeles, lo que posibilitaría beneficios medioambientales y la reducción de residuos contaminantes. Según datos (2018) de la Fundación Seres, cada millón de facturas impresas implica la utilización de 10 toneladas de madera.

La transformación digital

Seguimos hablando de la transformación digital de las empresas, siendo la gestión documental uno de los pilares de la misma. En nuestra profesión de administradores de fincas, estamos viendo que las oficinas sin papel son todavía una utopía ya que mucha de la documentación que gestionamos y/o generamos se realiza en este soporte. No conozco ninguna actividad de nuestra profesión que se libre de tener que gestionar documentos, y en nuestro día a día, nuestras tareas estas cargadas de documentos que son imprescindibles para la buena marcha de la nuestra actividad.

Una de las buenas opciones es la incorporación en nuestras empresas de un software de gestión documental. Es indudable que la gestión documental está creciendo de una manera importante y con este crecimiento, tanto lo está haciendo la necesidad de archivado y recuperación. Es por ello, que es indispensable apoyarse en un software que su empleo garantice no solo el archivo del documento, sino que su gestión y localización se pueda hacer de forma eficiente y ágil.

Tenemos que conseguir que todos nuestros procesos administrativos y de gestión de documentos, tanto internos como externos, se realice de forma digitalizada.

Wernher von Braun, diseñador del proyecto Saturno V de la NASA, dijo en una ocasión: “Nuestros principales problemas son la gravedad y el papeleo. Podemos derrotar a la gravedad, pero a veces el papeleo es abrumador”

Es obvio que la gestión documental y la digitalización de los documentos son un aliado extraordinario para la mejora de los procesos administrativos de la empresa. Y es nuestra aportación a la mejora del medio ambiente.

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