3 preguntas que debes hacerte para mejorar tu despacho

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Interrogante

Hoy en día las empresas de administración de fincas y sus despachos deben evolucionar y reaccionar a cambios imprevistos y cada vez más frecuentes, por razones como: expansión, presión de la competencia, fusiones y tendencias tales como las certificaciones de calidad, el comercio electrónico, las redes sociales, la irrupción de tecnología.

La experiencia nos indica que una forma de estar preparados, es disponer de una gestión  por procesos. Lo que permitirá a las empresas disponer de recursos y ser una forma eficiente de combatir o contrarrestar las anteriores causas, ayudando a responder interrogantes como:

¿Quién debe hacer qué y en qué orden?

¿Qué clase de trabajo se lleva a cabo?

¿Cuál es la manera óptima de ejecutar mi negocio? 

Por esa razón, cuando un responsable de un despacho de administración de fincas se plantea trabajar mediante procesos, se debe plantear las siguientes cuestiones y analizar cada una de ellas..

¿Qué se está haciendo?. ¿Cuándo se hace?. ¿Quién lo está haciendo?. ¿Dónde se está haciendo?. ¿Cuánto tiempo requiere?. ¿Cómo se está haciendo?, y no debemos olvidar. ¿Por qué?.

Objetivos a alcanzar en tu despacho

Y debe tener presentes los objetivos que desea alcanzar. En nuestro acompañamiento hemos detectado que generalmente, suelen ser: Reducir los costes internos innecesarios, acortar plazos de entrega de sus servicios, mejorar la calidad y el valor percibido por el cliente y por último, incorporar actividades adicionales de servicio con un bajo costo y cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente, y  otros más  aquí no indicados.

Lo que sí nos interesa destacar y que no hemos de perder de vista, es que los objetivos que se marquen han de ser concretos, no generales, deben estar perfectamente especificados y recomendamos que  sean verificables de forma objetiva. Es decir, que se pueda medir y decir que se alcanzó el objetivo. Por esa razón, ha de ser realistas y alcanzables, teniendo en cuenta los recursos disponibles o previstos que destinará la empresa, tanto humanos como económicos. También queremos destacar que han de ser consistentes con los planes, políticas y procedimientos de la empresa, para su encaje en la organización.

Para concluir me gusta usar el ejemplo del barco que ilustra el trabajo por procesos.

Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:

  •  Un puerto al cual desea llegar.
  •  Una ruta perfectamente trazada para llegar.
  •  Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje.

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