4 razones y 1 consejo para usar comunicaciones electrónicas certificadas

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Certificaciones

Dentro de los procedimientos de trabajo habituales del Administrador de Fincas, cada vez es más importante la comunicación con los clientes. De aquí la importancia de disponer en vuestro ERP de un sistema de comunicaciones que os permita todas las opciones posibles hoy en día. 

Dentro de los diferentes tipos de comunicaciones por todos conocidos (Carta, Mail, SMS, PUSH …) hoy os quiero hablar de unas especiales; las comunicaciones certificadas.

¿Quién no sabe que es un Burofax? ¿Y si tienes que mandar 20 Burofax en una mañana? Que desperdicio de tiempo y dinero.

Introduzcamos pues el Mail Certificado en las comunicaciones de nuestra empresa. El Mail Certificado, al igual que el SMS Certificado nos permite realizar una comunicación donde se certifica el envío, el contenido del mismo y la recepción en el servidor del destinatario.

Entraremos en más detalle en artículos posteriores, pero os voy a resumir en algunos puntos las ventajas del Mail Certificado.

Ventajas del Mail Certificado

Legal: Por supuesto, es una prueba fehaciente de comunicación; en el caso que nosotros trabajamos recibirás de hecho 2 actas, una primera donde se certificará el contenido y el envío, y una segunda donde quedará certificada la entrega al destinatario.

Rápido y fácil: Pues es fácil de demostrar. El sistema de comunicaciones puede enviar cualquier número de Mails o SMS certificados en cuestión de minutos. Si ponemos 100 por ejemplo, imagínese intentar mandar esta cantidad de Burofax…  Aún más, la recepción será instantánea, no en días.

Limpio: Pues sí, no hay papel, no es necesario. Es más, aunque tendremos siempre disponible el mail enviado, así como las actas correspondientes a dicho envío, todo queda digitalizado e integrado en la ERP.

Y lo más importante seguramente:  

Económico: ¿Cuándo ha sido la última vez que ha podido decirle a una comunidad que le baja una partida drásticamente? Pues si quiere ahora podrá; porque las comunicaciones por Mail o SMS Certificado son un 95% más económicas que los Burofax.

Algunos ejemplos habituales de certificación, económica y rápida:

Los Morosos e impagados: El elemento donde más se va a usar. Imagínese que en su gestión a un moroso antes de llegar a un procedimiento judicial se le ha notificado hasta 8 veces por diferentes vías actualmente (3 llamadas,4 mails, un burofax…).

Ahora substituyamos gran parte de las llamadas y Mails por SMS Certificados y Mails Certificados. Nos encontraremos que el día que realmente tengo un problema y voy al juzgado, tengo 8 comunicaciones fehacientes en vez de 1 Burofax. 

  • Convocatorias y actas. 
  • Aumentos de IPC: Pues por el coste que tiene la certificación digital, más vale curarse en salud y que quede constancia.
  • Otros….

Un consejo a la hora de usar comunicaciones certificadas.

La única excusa válida delante de un juez, sería que el mail al que hemos estado mandando las comunicaciones no sea el del cliente. Por lo tanto, es altamente aconsejable que el cliente firme un Mail y Móvil para comunicaciones en algún momento (SEPA, Protección de datos, Contrato…). De esta forma estaremos cubiertos, si no lee, da de baja o cambia de Mail, deberá comunicárnoslo.

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