Tras la eliminación del papel

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No quiero dejar de insistir en un mantra que repito de forma machacona y que tenemos que conseguir en nuestras empresas, “la eliminación del papel”. Ya he escrito en alguna ocasión sobre este tema y no quiero dejar de hacer proselitismo y difundir ampliamente este mensaje, incluso para mí mismo, pues, reconozco, que no he alcanzado el objetivo y no he llegado al cien por cien en prescindir de él.

Siempre existen excusas para no empezar

Cuando lo comento en empresas de administración de fincas, me comentan que en nuestro sector eso es imposible. Argumentan que muchos proveedores siguen mandando las facturas en papel, los propietarios de alquileres quieren recibir la liquidación en papel y sus justificantes, los presidentes de las comunidades quieren revisar los estados de cuentas con sus facturas, si vamos a las juntas nos piden facturas; y así un largo etcétera de excusas.

Lo califico de excusas, pero tengo que reconocer que el entorno no nos acompaña. Hemos de modificar esa visión y ser nosotros los primeros en cambiarla, será la forma en la que podremos dar  la vuelta a nuestra relación con el papel y pasarla a una relación histórica.

Primeros pasos para eliminar el papel

Una primera decisión que se suele tomar es la adquisición de una aplicación informática de gestión documental, pero quiero insistir que, para mí, la primera decisión es la forma en la que la empresa encara este cambio y como mueve a su entorno hacia esta forma de trabajar.

Ya sabemos que cualquier aplicación nos va a permitir guardar los documentos para su posterior búsqueda y tratamiento, y que en función de sus prestaciones y complejidad nos permitirá hacer procesos totalmente automatizados o requerirán cierta intervención manual. Pero sigue siendo imprescindible que la empresa y el equipo se conjuren hacia el objetivo de conseguir la eliminación del papel. Hemos de ser conscientes de que es un proceso sistemático que a corto plazo nos permitirá tener un importante ahorro de costes derivados de la manipulación y archivo, y nos va a permitir simplificar la localización de los documentos, tener un mayor control en su tratamiento y su repercusión de forma inmediata en la mejora de los procesos administrativos optimizando la eficiencia de todos nuestros circuitos de gestión.

Desde las administraciones de fincas podemos dar ejemplo y pidamos que nuestro entorno de clientes y proveedores se integren en este objetivo, saldremos todos ganando.

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