Innovar (parte 2)

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¿Podemos innovar hoy sin grandes inversiones económicas?

Para mí, la respuesta es un sí rotundo, y teniendo un rápido retorno de la inversión realizada.

Para hacer más fácil la gestión en las empresas hay determinadas aplicaciones que ayudan en el día a día del administrador de fincas y que permiten innovar en los procesos que se están realizando. Sirvan como reseña enunciativa, pues cada una de ellas, nos permitiría hacer una amplia exposición con detalles de innovación.

Aunque las planteo como aplicaciones aisladas, hemos de tener en cuenta que no lo son, todas deben integrarse con el único objetivo, disponer de la gestión de la información y la gestión del conocimiento.

Innovar es MEJORAR:

  1. Gestión de Procesos por Reglas de Negocio. Automatización de Procesos.
    1. Si analizamos nuestras actividades veremos que podemos gestionarnos por flujos de trabajo. Todos los procesos que se pueden gestionar automáticamente, van a permitirnos reducir los costes de gestión, y  liberar al personal de la monotonía de un trabajo repetitivo y les va a permitir centrarse en añadir un valor real a nuestra empresa. 
    1. En un mundo tan cambiante y dinámico, cada vez es más necesario disponer de herramientas para automatizar procesos y mejorar la comunicación con los clientes y con los trabajadores,

Innovar es PERFECCIONAR:

  • CRM. Gestión de Clientes.
    • La base de nuestro negocio, el corazón, son nuestros clientes. Necesitamos incorporar herramientas que nos permitan identificar a los principales clientes y priorizar las necesidades de nuestros servicios. Para ello resulta muy conveniente mantener actualizada toda la información que disponemos sobre ellos y crear una base de conocimiento con información compartida. Cada interacción con ellos, es una oportunidad para favorecer su fidelidad.

Invertir en aplicaciones de CRM, es una inversión rentable, que mejora la productividad y permite la integración de la información de clientes. El objetivo para implantar una solución de estas características es conocer mejor a nuestros clientes y “vender” en mejores condiciones.

Innovar es DESCUBRIR:

  • Gestión Documental. Indexación y publicación.
    • Nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y ese documento no es más que el medio por el cual generamos actividad, traspasamos información y ejecutamos tareas. Hoy en día es indispensable que cualquier empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que, con ello, se consigue seguridad, ahorro en tiempo y reducción de costes. 
    • En los últimos años, se ha producido una importante evolución tecnológica que nos permite abordar un proyecto de implantación de un sistema documental con unos costes reducidos tanto desde el punto de vista hardware como software.

Innovar es INVENTAR:

  • Gestión eficiente de facturas.
    • A pesar de que la mayoría de proveedores utilizan programas informáticos para generar sus facturas, el tratamiento por parte del administrador de fincas se sigue realizando de forma manual y archivando el papel. Resulta indudable que para el administrador de fincas, recibir las facturas de sus proveedores en formato digital y realizar la extracción de datos y archivo de forma automática, es un objetivo de ahorro irrenunciable
    • Hoy se considera factura electrónica a un documento digitalizado que se trasmite a través de un canal telemático, entre un ordenador emisor y un ordenador receptor, certificado por medio de firma electrónica que le otorga la misma validez de una factura impresa.

Innovar es REFORMAR.

  • Call Center. Gestión de incidencias 365 días – 24 horas.
    • Debemos adaptarnos a cada momento en un entorno que está evolucionando constantemente y donde la necesidad de comunicación plantea cada día nuevos retos. Soluciones de estas características permiten al administrador ofrecer una atención a sus clientes en un horario ilimitado, tener la seguridad de no perder ni un solo contacto o incidencia fuera del horario de atención a clientes.

Innovar es RENOVAR:

  • Internet – Intranet – Extranet 
    • Según fuentes de ComScore, más de 35 millones de usuarios se conectaron a Internet en España durante el mes de Marzo de este año. Con estas cifras debemos ser conscientes del enorme potencial que representa disponer de presencia en este medio.
    • Internet, es el entorno ideal para la comunicación y colaboración entre el personal de las distintas áreas de la empresa o delegaciones, con clientes y proveedores. Tener la posibilidad que ofrecen las últimas tecnologías de compartir agendas, realizar publicaciones en los tablones de anuncios de los distintos portales, poder realizar encuestas, foros, etc., 
    • Hoy en día la utilización de Internet como forma de comunicación a distancia es la mejor alternativa. Una buena comunicación con sus empleados hará que se pierda menos tiempo, que sea más efectiva, una Intranet es la solución tecnológica más fácil y sencilla

Innovar es CREAR:

  • Reporting y Alertas – B.I.
    • Hoy en día, los usuarios nos encontramos con los mismos problemas de siempre: Disponemos de mucha información, tanto de clientes como interna, pero tenemos la dificultad para analizar los datos cuando se necesitan y de una forma útil en nuestro trabajo. A partir de los datos almacenados podrán con estas herramientas realizarse análisis individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones y  que bien estructurados mejoran el proceso de toma de decisiones.

Quisiera cerrar esta exposición, indicando mi firme creencia de que la innovación en las empresas de administración de fincas, constituye una guía fundamental para prestar un mejor servicio a nuestros clientes y una mejor calidad de trabajo para todos los miembros de la organización.

Mi consejo, es que no tengan pánico al riesgo, promuevan la innovación en su empresa y aprovechen todas las oportunidades. 

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