Intranet de clientes, un paso más hacia la digitalización del despacho

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Imagen de ordenador con intranet abierta

Digitalizar el despacho debería de ser un objetivo para todos los despachos profesionales de la administración de fincas, así como de cualquier otro sector, y una herramienta como la Intranet de Clientes es sin duda un aspecto básico para lograr este objetivo.

En este artículo analizamos los motivos por los que todo despacho debería arrancar una herramienta como la intranet y así acercarse hacía la total digitalización.

Qué es la Intranet del cliente

Una intranet del cliente es un portal web para acceso exclusivo a los clientes de un despacho de administración de fincas. Muchos de los programas de administración de fincas ofrecen esta opción. En algunos casos, estas intranets son personalizables, disponen de acceso desde la misma web del despacho y cuentan con aplicación móvil.

Una oficina con servicio al cliente 24/7

En estas intranets, nuestros clientes pueden consultar sus recibos, facturas, presupuestos de obras, balances de comunidades, contactar con el administrador o notificar incidencias entre muchas otras funciones. De esta forma ofrecemos a nuestros clientes una oficina digital abierta 24 horas al día los 7 días de la semana, donde nuestros clientes podrán realizar muchas de las consultas que nos hacen cuando llaman o se presentan a nuestro despacho.

Esto no solo lo agradecerá nuestro cliente si no que también lo agradeceremos nosotros, ya que no ahorrará un volumen de trabajo importante.

Mejora nuestra imagen y ofrece transparencia

Disponer de una intranet de clientes, nos aporta modernidad y mejora nuestra imagen de marca. Se trata de un servicio que los clientes valoran y que puede resultar un factor clave a la hora de elegir contratar a un administrador de fincas respecto de su competencia.

Nuestra intranet de clientes nos requerirá exigencias básicas para que esta imagen se vea reforzada. Debemos disponer de información correcta y actualizada, pues que un cliente acceda para ver o descargar el último recibo pagado y que este no este disponible, puede penalizarnos.

Pero cumplir dichas exigencias, nos aportará reputación y transparencia en nuestro trabajo.

Digitalización obligada

El hecho de contar con una Intranet también nos llevará a esa digitalización del despacho que tanto perseguimos, y es que deberemos de disponer de toda la información digitalizada. Todas aquellas facturas de proveedores que entremos en nuestro sistema, tienen que disponer del original escaneado o en formato PDF.

Además, si el cliente contacta con nosotros a través de esta intranet, nos notifica una incidencia o realiza una junta virtual desde esta plataforma, dispondremos de toda esta información ya digitalizada.

Tantas funciones como puedas llegar a imaginar

¿Hasta dónde podemos llegar con nuestra intranet? Lo cierto es que estas ofrecen un sin fin de posibilidades. Es cierto que dependeremos de lo que nuestro proveedor de software nos ofrezca, pero hoy en día las funciones pueden llegar a ser muchas, vamos a enumerar solo algunas de las más destacadas:

  • Notificación y seguimiento de incidencias
  • Envío de documentación
  • Celebración de Juntas Virtuales
  • Notificaciones móviles
  • Reserva de espacios comunitarios
  • Concertar cita con el administrador
  • Pago de recibos por TPV Virtual
  • Acceso a industriales para seguimiento de incidencias
  • Acceso a gestores para información fiscal

Si aún no dispones de tu intranet de clientes, es el momento de pensar en poner en marcha este servicio.

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