En estos días de lecturas, he aprovechado para revisar unas notas que tengo sobre resolución de problemas.
Los problemas aparecen de forma inesperada y no basta con tener buenas intenciones en su resolución. Dentro de nuestras actividades y en nuestro día a día, lo hacemos como una parte más de nuestro trabajo. Quizás por proceder del sector informático, aplico una técnica basada en etapas sucesivas muy similares al análisis que realizamos cuando queremos desarrollar una mejora en la aplicación.
Primera etapa: Definición del problema
Es nuestro primer documento de análisis dónde definimos de forma concisa el problema a resolver y qué queremos conseguir. Debe disponer de un planteamiento objetivo, y ser lo suficientemente breve para que cualquier persona del equipo pueda abordarlo.
Segunda etapa: Analizar las causas potenciales
Un documento de análisis de causa-efecto, nos sirve para identificar las causas potenciales y la más probable cómo causante del problema. Un documento complementario, y que empleamos en ocasiones, es el diagrama de Pareto sobre la regla 80/20, en la que el 80% del efecto por lo general puede atribuirse al 20% de las causas.
Tercera etapa: Identificamos posibles soluciones
Hacemos una lista amplia de posibles soluciones y la vamos reduciendo hasta conseguir las soluciones potenciales. Una técnica empleada, son las listas de lluvias de ideas, inicialmente, cualquier idea es buena y a veces las obvias no son las mejores.
Cuarta etapa: Seleccionamos la mejor solución
Para ello evaluamos cada una de ellas con varios criterios, eligiendo la mejor. En el equipo nos ponemos de acuerdo para determinar si las soluciones tienen sentido y determinamos la importancia relativa de cada uno de los criterios que hemos considerado, en base a este procedimiento elegimos la que consideramos más adecuada y que pueda ser llevada a cabo con realismo,
Quinta etapa: Desarrollar un plan de acción
En esta etapa confeccionamos y redactamos un plan de trabajo con los pasos, las acciones, las personas implicada, la fecha de comienzo-fin y las horas estimadas. Esta etapa es importante, pues dividimos la solución a desarrollar en tareas consecutivas, y tengo que reconocer, que en función del problema, tenemos un plan de contingencia ante imprevistos y dificultades que pueden aparecer durante el proyecto.
Sexta etapa: Poner en práctica la solución y evaluar el progreso
Revisamos y comprobamos que los pasos se van siguiendo, empleando un sistema de seguimiento que nos permite ver la evolución de la solución planteada y si se han logrado cumplir los plazos y las expectativas analizadas anteriormente.
